BW – Akta osobowe pracownika
Pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia dla każdego pracownika akt osobowych. Akta te składają się z 3 części: A, B i C. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; oraz każda część powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie
Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:
- wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie wraz z niezbędną liczbą fotografii,
- świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
- dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
- świadectwo ukończenia ostatniej szkoły,
- świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
- orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
- kserokopię prawa jazdy w przypadku zatrudnienia kierowcy czy przedstawiciela handlowego,
- kserokopię książeczki wojskowej w przypadku mężczyzn,
- innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
Ponadto osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.
Część B – nawiązanie stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia
W tej części gromadzi się następujące dokumenty:
- umowa o pracę
- informacja uzupełniająca do umowy
- zaświadczenie o odbyciu wstępnych szkoleń bhp
- oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy
- oświadczenia lekarskie potwierdzające przeprowadzenie badań okresowych
- dokumenty potwierdzające udzielenie pracownikowi urlopu wychowawczego lub bezpłatnego
- umowy o zakazie konkurencji.
Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia
Wykaz dokumentów:
- świadectwo pracy
- wypowiedzenie umowy o pracę.
Należy pamiętać także o tym, że w aktach osobowych przechowujemy tylko i wyłącznie kopie dokumentów (pracodawca nie może przechowywać w firmie oryginałów dokumentów pracownika takich jak: świadectwa pracy czy świadectwa ukończenia szkoły).
Gdy ten sam pracownik zostaje ponownie zatrudniony w tej samej firmie po przerwie, nie trzeba zakładać mu nowej teczki. Natomiast konieczne będzie aktualne zaświadczenie lekarskie i ponowne przeszkolenie z zasad BHP. Pracownik powinien także złożyć nowy kwestionariusz osobowy.
Nie ma już obowiązku pobierania od pracownika oświadczenia o figurowaniu w rejestrze bezrobotnych. Pracodawca nie musi także już informować Urzędu Pracy o zatrudnieniu bezrobotnego.