BW – Akta osobowe pracownika

Pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia dla każdego pracownika akt osobowych. Akta te składają się z 3 części: A, B i C. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; oraz każda część powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie

Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:

  • wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie wraz z niezbędną liczbą fotografii,
  • świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
  • dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
  • świadectwo ukończenia ostatniej szkoły,
  • świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
  • orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
  • kserokopię prawa jazdy w przypadku zatrudnienia kierowcy czy przedstawiciela handlowego,
  • kserokopię książeczki wojskowej w przypadku mężczyzn,
  • innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Ponadto osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Część B – nawiązanie stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia

W tej części gromadzi się następujące dokumenty:

  • umowa o pracę
  • informacja uzupełniająca do umowy
  • zaświadczenie o odbyciu wstępnych szkoleń bhp
  • oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy
  • oświadczenia lekarskie potwierdzające przeprowadzenie badań okresowych
  • dokumenty potwierdzające udzielenie pracownikowi urlopu wychowawczego lub bezpłatnego
  • umowy o zakazie konkurencji.

Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia

Wykaz dokumentów:

  • świadectwo pracy
  • wypowiedzenie umowy o pracę.

Należy pamiętać także o tym, że w aktach osobowych przechowujemy tylko i wyłącznie kopie dokumentów (pracodawca nie może przechowywać w firmie oryginałów dokumentów pracownika takich jak: świadectwa pracy czy świadectwa ukończenia szkoły).

Gdy ten sam pracownik zostaje ponownie zatrudniony w tej samej firmie po przerwie, nie trzeba zakładać mu nowej teczki. Natomiast konieczne będzie aktualne zaświadczenie lekarskie i ponowne przeszkolenie z zasad BHP. Pracownik powinien także złożyć nowy kwestionariusz osobowy.

Nie ma już obowiązku pobierania od pracownika oświadczenia o figurowaniu w rejestrze bezrobotnych. Pracodawca nie musi także już informować Urzędu Pracy o zatrudnieniu bezrobotnego.